W dobie współczesnego notariatu każdy notariusz posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym. Służy on przede wszystkim składaniu wniosków wieczystoksięgowych, rejestrowaniu aktów poświadczenia dziedziczenia, rejestrowaniu testamentów czy wysyłaniu wypisów aktów notarialnych dokumentujących zmiany danych podmiotów ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W dniu 8 września 2016 roku nadana została notariuszowi kompetencja do dokonywania tzw. poświadczeń elektronicznych. Od tej chwili notariusz nie tylko dokonuje poświadczeń zgodności dokumentów w formie papierowej, ale również za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, wydając poświadczone dokumenty w formie elektronicznej.

Powyższa nowelizacja przepisów stanowiła część kompleksowej zmiany prawa cywilnego w zakresie formy czynności prawnych oraz stanowiła kolejny etap informatyzacji postępowania cywilnego. W ramach zmiany dokonano również modyfikacji art. 97 ustawy Prawo o notariacie, poprzez dodanie do niego paragrafu drugiego o treści:

„Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Elektronicznego poświadczenia nie opatruje się pieczęcią notariusza.”

Art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie upoważnia notariusza do elektronicznego poświadczenia zgodności dokumentu z okazanym oryginałem. Elektroniczne poświadczenie opatrywane jest przez notariusza bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym.

Minister Sprawiedliwości Rozporządzeniem z dnia 5 września 2016 roku w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie określił, że odpisy pism, dokumentów lub pełnomocnictwa mogą być poświadczone elektronicznie w dwóch formatach:

• PDF – jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML,
• XML – jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną.

PDF i XML są głównymi formatami w jakich sporządza się poświadczenia elektronicznie, przy czym nie wyklucza się sporządzenia poświadczeń w innych formatach, o ile notariusz dysponuje stosownym oprogramowaniem.

Poświadczenie elektroniczne jako rodzaj poświadczenia dokumentu, powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza (elektroniczny).

Wraz z umożliwieniem notariuszowi dokonywania poświadczeń elektronicznych, zmianie uległy również przepisy w zakresie form czynności prawnych. Wprowadzenie do kodeksu cywilnego nowej formy czynności prawnej – formy dokumentowej, wymusiło na ustawodawcy określenie czym jest dokument. Zgodnie z art. 773 kodeksu cywilnego „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.” W związku z powyższą definicją przyjmuje się obecnie, że podpis nie jest koniecznym elementem dokumentu. W ślad za Wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 18 czerwca 2019 roku, Sygn. alt III AUa 55/19, należy stwierdzić ponadto, że „dokumentami mogą być również kserokopie, o ile tylko zawarta jest w nich myśl ludzka”.

Notariusz poświadczać może elektronicznie każdego rodzaju dokumenty. Mogą być to dokumenty papierowe, ale również dokumenty utrwalone na innych trwałych nośnikach danych, w szczególności dokumenty zawierające zapis obrazu i dźwięku.

Dokumenty, które mają zostać przez notariusza poświadczone, mogą zostać przyniesione mu osobiście np. na CD, DVD czy pendrive, mogą zostać przesłane np. pocztą elektroniczną, bluetoothem, SMS-em, MMS-em lub zostać umieszczone „w chmurze”. Wydanie poświadczonych dokumentów następuje w tożsamy sposób lub inny uzgodniony przez strony.

Elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem nie jest jeszcze czynnością zbyt popularną, ale niewątpliwie co raz więcej klientów jest nią zainteresowanych. Dotyczy to w szczególności transgranicznego obrotu dokumentami. W naszej praktyce najczęściej dokonujemy elektronicznych poświadczeń w następstwie uprzedniego poświadczenia własnoręczności podpisu.